O buna mentenanta a datelor in companie este necesara pentru a putea fi in pas cu legislatia si totodata duce la o eficentizare a activitatii companiei. Astfel aveti nevoie de un sistem de colectare a acestor date, de ordonare a lor si stocare intr-o forma care sa va permita accesul imediat la ele.
In functie de natura activitatii fiecarei companii puteti organiza stocarea acestor informatii. Organizarea pe categorii si subcategorii bine facuta la inceput poate preveni o serie de neregularitati ulterioare.

1. Inregistrarile si notarile contabile. Aceste informatii privesc dinamica vanzarilor, declaratiile de venit, miscarea documentelor (facturi si chitante), declaratiile de cashflow si alte declaratii financiare, bilantul, contul de profit si pierdere.
   
2. Inregistrarile bancare. Includ documentele din legatura cu banca : extrase bancare, ordine de plata, cecuri normale, barate, stornate, notificarile din partea bancii, inregistrarile privind depozitele si imprumuturile.
   
3. Contractele. Privesc contractele pe care le aveti : cu furnizorii - de inchiriere, de leasing, acorduri de cumparare, contrapartidele, contracte speciale de vanzari, si cu clientii dumneavoastra.
   
4. Corespondenta. Documentele oficiale care circula in interiorul firmei, minuturi, circulare, rezumate de sedinta. Langa acestea sunt mailurile trimise si primite in companie, faxurile trimise si primite, cu notificarea ca trebuie facuta o triere dupa importanta. Documentele electronice trebuie pastrate pe Cd-uri, Hard-disk-uri, etc.. in timp ce cealalta tiparita se indosariaza.
   
5. Inregistrarile privind angajatii. Cuprind toate datele privind angajatii companiei de la recrutare, criteriile alese pentru recrutare, abilitati cunoscute atunci, abilitati descoperite pe parcurs, randamentul , absenteismul, productivitatea, cursuri si traininguri facute pe parcurs, evolutia pe ansamblu.
   
6. Formele folosite curent. In cadrul fiecarei companii sunt cateva tipuri standard care trebuie folosite ( oferta pe mail, fax, prezentarea, politicile interioare referitoare la standardizari in firma).
   
7. Drepturile de proprietate intelectuala. Inregistrarile privind marca de comert, licente, brevete, patente, acorduri de confidentialitate.
   
8. Marketing si publicitate. Totalitatea materialelor de marketing si publicitate folosite si informatiile despre mediile in care au fost difuzate, rezultatele analizei campaniilor, etc.
   
9. Stocul. Informatii privind cantitatea de produse ramase, sau timp disponibil pentru prestarea unor servicii.
   
10. Taxe. Se pastreaza datele privind impozitele si taxele, evolutia, relatii speciale cu unii contractori pe baza de scutiri fiscale, etc.