Cand se impune auditarea?

In momentele de criza, cand productivitatea nu este cea corespunzatoare si nivelul motivatiei este foarte coborat sau cand apar situatii conflictuale, tensionate, organizatia ajunge sa semene cu un corp bolnav. Pentru a putea stabili tratamentul (planul de actiune) optim, este necesara o diagnosticare cat mai exacta a companiei din punct de vedere al resurselor umane. A te baza doar pe "anticorpii" generati de catre organizatie (actiunea departamentului de resurse umane sau a managerilor, bazata pe o proprie evaluare a situatiei de criza) poate reprezenta un risc prea mare pentru a fi asumat. Este vorba in primul rand de subiectivitatea cu care este analizata compania. Managerul de resurse umane este parte a acelei organizatii, traverseaza la randul lui situatia mai dificila, este influentat de ea, relatiile lui cu ceilalti membri ai companiei pot sta sub semnul simpatiei sau antipatiei, incertitudinea generata de criza il poate duce la concluzii superficiale sau eronate. O alta situatie in care auditul de resurse umane poate fi benefic este situatia in care un investitor doreste achizitionarea unei alte companii. Rapoartele financiare, contabile, cele privind activele organizatiei care va fi preluata nu sunt suficiente pentru a lua o decizie bine argumentata. Uneori, pericolele mari stau in situatia dezastruoasa in care se gasesc resursele umane. O auditare atenta si un raport in aceasta privinta pot evita multe probleme ulterioare sau le pot macar anticipa.


Etapele auditarii

Consultantul incepe proiectul de auditare a resurselor umane prin analizarea detaliata a functiilor departamentului de resurse umane, a procedurilor existente in cadrul companiei. Sunt verificate pe rand procedurile prin care sunt realizate planificarea necesarului de resurse umane, elaborarea fiselor de post, recrutarea si selectia candidatilor, sistemul de evaluare a performantelor, politica salariala si sistemul de recompense materiale/nonmateriale, politica de instruire a companiei, elemente de planificare si dezvoltare a carierei angajatilor (in situatia fericita in care asemenea elemente exista in cadrul companiei). O analiza a organigramei companiei este benefica in sensul identificarii in special a asa-numitelor "suprapuneri de responsabilitati" sau a "falselor responsabilitati" (responsabilitati care nu sunt personalizate, inregistrandu-se frecvent fenomenul de "pasare a pisicii moarte").

Nivelul de motivatie al angajatilor este, de asemenea, un important indicator in diagnosticarea resurselor umane. Factorii care contribuie la motivarea (sau la demotivarea) angajatilor in cadrul firmei sunt detaliati in cadrul unui chestionar anonim care se inmaneaza tuturor angajatilor sau unui esantion reprezentativ din cadrul acestora (in cazul organizatiilor foarte mari). Analiza statistica a acestor chestionare va duce la identificarea principalelor probleme existente in cadrul organizatiei. Redactarea unui plan cu propuneri de actiuni menite sa rezolve aceste probleme este pasul imediat urmator. Un pas mic insa, pe langa pasul mare care urmeaza, si anume: acceptarea de catre managementul companiei a acestor masuri si mai ales implementarea lor cu consecventa.


Centrul de evaluare

Un instrument extrem de util care poate fi utilizat in auditul de resurse umane este centrul de evaluare. Acesta poate fi organizat in diverse situatii:

• compania vrea sa decida o promovare din randul mai multor angajati - potentiali candidati;
  
• compania doreste sa stabileasca politici si programe eficiente de managementul carierei si vrea sa identifice angajatii cu potential deosebit de dezvoltare;
  
• compania vrea sa opereze o selectie cat mai riguroasa in procesele de recrutare;
  
• compania doreste sa opereze o restructurare de personal si incearca sa retina angajatii cei mai valorosi;
  
• compania doreste sa identifice nevoile de training ale unor angajati;
  
• compania doreste o reorganizare structurala si trebuie sa identifice persoanele care poseda anumite abilitati sau competente;
  
• compania doreste sa identifice anumite atitudini ale unor categorii de personal sau nivelul de motivatie al acestora.
  

O data luata decizia infiintarii centrului de evaluare si dupa stabilirea obiectivelor acestuia, se defineste setul de abilitati si competente care trebuie evaluate. Astfel, se ajunge la alegerea instrumentelor de lucru utilizate. Enumeram doar cateva dintre acestea:

• analiza CV-ului persoanei evaluate
  
• interviul structurat de evaluare
  
• teste de abilitati, teste psihologice, chestionare, teste profesionale
  
• analize comportamentale (exemplu: folosirea sistemului Thomas International)
  
• simulari, exercitii interactive, exercitii de grup.
  

Rezultatele organizarii unui asemenea centru se materializeaza in obtinerea unor rapoarte detaliate referitoare la abilitatile, competentele (uneori chiar atitudinile, motivatia) participantilor la centrul de evaluare. Deciziile care se vor lua de catre managementul companiei vor avea o fundamentare mult mai riguroasa si mai obiectiva, scazand in mod proportional si riscul de eroare decizionala.